ניהול כספים

ניהול כספים היא פונקציה ארגונית חיונית וקריטית בארגונים גדולים, אך גם בחברות בינוניות ובעסקים קטנים החל מהיקף מסויים. עסקי SOHO (Small Office Home Office) יכולים בדרך כלל לנהל את הכספים שלהם בעצמם, וגם אם ישלבו פונקציה מקצועית לניהול הכספים בעסק, התרומה הצפויה תהיה זניחה ביחס לתועלת שתתקבל. יחד עם זאת, כאשר מדובר בארגון בינוני ומעלה, פונקציה זו יכולה לעשות את ההבדל בין הישרדות העסק ובין נפילתו, ולחלופין, בין הישרדותו ובין צמיחתו. פונקציה מקצועית זו אחראית למעשה על ניהול תנועות הכספים בארגון, ועל האופן בו יש לנתב את הכספים על מנת למקסם את ביצועי העסק.

את התהליך הכולל של ניהול כספים ניתן לפרוט למספר פעולות מרכזיות

·         התנהלות מול הבנקים – ייצוג העסק מול הבנק, מעקב אחר חשבון הבנק והתנועות בו, מעקב אחר פעילות השקעות ומט"ח בחשבון, ביצוע תיאומים נדרשים, מעקב אשראי ואובליגו, הגשות בקשות אשראי וייעול והוזלה של התנהלות העסק מול הבנק.

·         ניהול תזרים מזומנים – ניהול תזרים המזומנים של העסק, אחד מהפרמטרים הכלכליים החשובים ביותר להתנהלותו הנכונה של העסק. במסגרת זו, מבוצע מעקב אחר כל תנועה כספית בעסק, לרבות סך ההתחייבויות והנכסים הן במבט היסטורי, הן במבט עכשווי והן במסגרת תחזיות עתידיות שיבטיחו את עמידתו של העסק באתגרים הצפויים לו.

·         ניהול הון חוזר – ניהול פעילות האשראי והגבייה של העסק, מעקב אחר שיעור המינוף ועמידת העסק בהחזרים החודשיים אל מול עמידת העסק באתגרי הגבייה מול הלקוחות. ניהול ההון החוזר הוא קריטי להבטחה כי העסק גובה את חובותיו ועומד בהתחייבויותיו ללא רבב.

·         התייעלות פיננסית – בדיקה רציפה של מבנה העלויות בעסק, זיהוי חורים של בזבוז ואיתור דרכים לשיפור ההתנהלות הפיננסית של העסק על מנת למקסם את השורה התחתונה. בתהליך זה נבחנים התהליכים העסקיים בארגון, העלויות הכרוכות בניהולם והאופן בו ניתן למזער את העלויות בצורה מיטבית.

·         ייעוץ וליווי – ייעוץ פיננסי וליווי העסק יד ביד סביב כל האתגרים הכלכליים העומדים בפניו, החל מסוגיות חשבונאיות פשוטות, דרך ניהול שכר העובדים וכלה בניהול האשראי של העסק. ייעוץ וליווי פיננסיים הם מרכיבים חשובים בהתנהלות השוטפת מעבר לפונקציות המובנות, המבוצעות במסגרת ניהול כספים.

·         דיווח ולמידה – ניתוח רציף של ההתנהלות הפיננסית, הפקת דו"חות שנתיים והפקת דו"חות חכמים מהם ניתן ללמוד על התנהלות העסק ולזהות מקומות ודרכים לשיפור, והטמעת תהליכי בקרה ושליטה פיננסיים בהתנהלות השוטפת של הארגון

הצורך בפונקציית ניהול כספים – החל מרף פיננסי מסויים

ניהול כספים הוא כאמור מרכיב קריטי וחיוני בכל ארגון עסקי שבו היקפי הטרנזאקציות העסקיות עוברות רף מסויים, שהופך את הניהול הפיננסי למורכב יותר. כמובן שעבור עוסק מורשה התהליכים הפיננסיים יהיו שונים בהשוואה לחברה גדולה. רף זה נקבע בהתאם למספר לקוחות העסק, מספר הספקים, גודל והיקף קו המוצרים והשירותים שמספק העסק, מורכבות התהליכים העסקיים, מספר העובדים בעסק, מספר הסניפים והמשרדים הפועלים וכן הלאה. ככלל, רואה החשבון של העסק אמור להיות הגורם המתריע, שמציף את הצורך בפונקציית ניהול כספים בארגון, ובהמשך לכך על העסק לעשות את הנדרש כדי למלא את הפונקציה בצורה מיטבית.

עבודה במודל של מיקור חוץ או במסגרת מחלקת כספים פנימית

את הפונקציה של ניהול כספים ניתן לשלב בארגון בשני פורמטים: ספק שירות חיצוני במודל מיקור חוץ (רואה חשבון למשל) או עובד מן השורה/ מחלקת כספים פנימית. כלל האצבע אומר שמה שאפשר לנהל באמצעות מודל של מיקור חוץ, כך כדאי לנהל אותו, והמעבר למחלקת כספים פנימית יתבצע אך ורק אם יש הכרח והצדקה לכך. בישראל ישנם לא מעט משרדים המציעים שירותים כלכליים למגזר העסקי, ומציעים שירות ניהול כספים ברמות שונות ובהיקפים שונים. את בחירת הספק המתאים כדאי לבצע בצורה מעמיקה, תוך בחינת היכולות המקצועיות של הספק, כמו גם יכולות השירות שלו. רואה החשבון שלכם יוכל לסייע לכם להבין יותר על המודלים האפשריים השונים, ויוכל גם לסייע לכם באיתור הספק המתאים לכם ביותר בהתאם למאפייני העסק.